Als gevolg van steeds zwaardere controles van diverse instanties vermelden wij hieronder een overzicht van de minimale verplichtingen waaraan u als bedrijf moet voldoen:
- Aangemeld zijn bij Hacienda middels modelo 036. Indien er wijzigingen zijn in het bedrijf, en/of de belastingverplichtingen dan dienen deze wijzigingen middels modelo 036 te worden gemeld aan Hacienda.
- De administrador van een bedrijf (rechtspersoon) of de autonomo dient te zijn aangemeld bij de Seguridad Social en dient maandelijks afdracht te doen van Sociale Lasten (autonomos).
- Een rechtspersoon (SL of SA) dient te beschikken over een Libro Registro de Socios (aandeelhouders register) en een Libro de Actas (Notulenboek).
- Indien u een bedrijf, winkel of gelegenheid heeft met een vrije publieke toegang dient u over een gemeentelijke openingsvergunning te beschikken (Licencia de Apertura).
- In dat geval dient u ook te beschikken over klachtenformulieren (Hojas de Reclamaciones).
- U dient te beschikken over de verplichte elektronische connectie met Hacienda voor het elektronisch ontvangen van notificaties (Dirección Electrónica Habilitada DEH) of hiervoor een volmacht afgeven aan een derde (bv aan Accountnet).
- De naleving van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. (LOPD / Ley de Protección de Datos).
- De verplichte inschrijving in R.E.A. (Registro de Empresas Acreditadas) voor bouwbedrijven die handelen als aannemer of onderaannemer met een verplichte vernieuwing om de drie jaar.
- Het “Carnet de Manipulador” voor zowel werknemers en ondernemers van bedrijven die met voedingswaren in contact komen.
- Verplichte verzekering van de wettelijke aansprakelijkheid.
- Indien u personeel heeft dient u tevens aan de volgende verplichtingen te voldoen:
- Indien de CAO (convenio) het verplicht (verschilt per sector) een verzekering voor invaliditeit en overlijden van de werknemer.
- Preventie van Laborale Risiko’s en Gezondheid Surveillance (Prevención de Riesgos Laborales y Vigilancia de la Salud)
- De onmiddellijke kennisgeving van ziekte (aanmelding en afmelding)
- In bouwactiviteiten, is er een verplichting om werknemers, voorafgaand aan de start van hun dienstverband, op te leiden.
- Het hebben van een Inspectieboek (Libro de Visitas) op de werkplek. (hierbij raden wij tevens aan om de arbeidscontracten en laatste getekende loonstroken in een ordner te archiveren voor presentatie bij een eventuele controle)
- Opening van de werkplek bij het ministerie van Economische Zaken en Arbeid (Apertura de centro de trabajo en la Conselleria de Economía y Trabajo).
Met het oog op het vermijden van boetes, die kunnen worden opgelegd door niet aan deze minimumeisen te voldoen, verzoeken wij u met klem te controleren of u over deze verplichte documentatie en/of aanmeldingen beschikt.
Naast bovengenoemde zaken zijn er verschillend per sector mogelijk nog andere verplichte vergunningen en documenten van toepassing.
Bovenstaande is een hele, zelfs in sommige gevallen incomplete, lijst van verplichtingen die u als ondernemer heeft.
Echt plezierig maakt men het in Spanje niet voor de ondernemer, maar daar kunnen wij helaas ook niets aan doen.
Wij stellen dan ook voor om binnenkort, doch voor het eind van het jaar aan de hand van een checklist uw bovenstaande zaken en de stand van uw bedrijf door te nemen in een persoonlijk gesprek op ons kantoor, zodat wij direct met u kunnen overleggen wat u in uw specifieke geval wel of niet zou moeten regelen.
Daarom nodigen wij u uit om ons even te bellen voor een afspraak, zodat wij even bij kunnen praten.
