Iedereen die een eigen onderneming heeft kent het dilemma: betaal ik uit eigen zak of gaat het op rekening van de zaak?

Niets is zo verleidelijk dan de creditcard van het bedrijf te trekken.

Waar ligt de grens tussen gebruik en misbruik, en wat zijn de risico´s?

De Spaanse belastingdienst heft vennootschapsbelasting over de winst van de onderneming.

Hoe hoger de kosten, hoe minder winst, hoe minder belasting.

Het loont dus om zo veel mogelijk op de zaak te kopen, want dan wordt in feite alles goedkoper: de vennootschapsbelasting gaat omlaag en ook de betaalde BTW kan in veel gevallen worden teruggevraagd.

Fiscaal komen weliswaar ´alle kosten van de onderneming´ voor aftrek in aanmerking, maar uitsluitend die uitgaven die daadwerkelijk als zakelijk kunnen worden bestempeld.

De Spaanse wet kent geen definitie van ´zakelijke kosten´. In plaats daarvan is gekozen voor een systeem waarbij is aangegeven welke kosten of uitgaven niet aftrekbaar zijn. Zo worden onder andere als niet-aftrekbare kosten genoemd opgelegde boetes, door (gok)spelen veroorzaakte verliezen, schenkingen en giften. Van die laatste categorie worden nadrukkelijk uitgezonderd (en dus wel als ´zakelijk´ bestempeld) de volgende uitgaven: het ´vrijhouden´ van cliënten, zakenrelaties en personeelsleden, alsmede kosten van reclame en promotie van het bedrijf of van haar producten, dit alles binnen de grenzen van het redelijke en conform hetgeen ´normaal´ moet worden geoordeeld voor de onderneming in kwestie.

Van geval tot geval zal steeds moeten worden nagegaan of sprake is van een privé-uitgave of van een zakelijke uitgave. In dat laatste geval gaat het om een uitgave die in het kader van de activiteiten van het bedrijf wordt gedaan en/of waarmee het belang van het bedrijf direct of indirect is gediend. Het is algemeen bekend dat hier veel misbruik van wordt gemaakt. De vraag is echter of men zich ook realiseert dat iedere onterechte declaratie een fiscaal delict oplevert. Zolang het niet gaat om grote bedragen komen de meeste ondernemers hiermee weg zolang de Spaanse belastingdienst niet besluit een inspectie uit te voeren.

Inspecties van Hacienda zijn berucht, niet alleen vanwege het feit dat de boekhouding van het bedrijf minutieus binnenste-buiten wordt gekeerd, maar ook omdat het bedrijf in kwestie vanaf dat moment met bovengemiddelde aandacht zal worden gevolgd.

Het is daarom voor iedere ondernemer in Spanje zaak te voorkomen dat hij bij Hacienda in beeld komt.

Hoewel echt voorkomen niet mogelijk is omdat Hacienda ook werkt met steekproeven, gaat het er dan vooral om dat u niet de argwaan van de inspecteurs wekt.

Daartoe zou u de volgende regels in acht moeten nemen:

• hanteer als hoofdregel dat u de credit card alleen gebruikt om zakenrelaties (in brede zin) te trakteren.
• koop geen relatiegeschenken in normale winkels, maar uitsluitend bij de daarin gespecialiseerde bedrijven.
• gebruik geen creditcard van het bedrijf in het weekeinde en op feestdagen; een enkele keer kan, maar herhaald gebruik kan opvallen en wordt niet geloofwaardig geacht.
• zorg er altijd voor dat de hoogte van de uitgaven in verhouding staat met de opdracht c.q. de relatie.

Sowieso komen kosten alleen maar in aanmerking voor aftrekbaarheid als er een factuur is opgemaakt op naam van uw bedrijf met correcte vermelding van alle adresgegevens en het CIF nummer. Voor kleine met regelmaat terugkerende uitgaven zoals taxikosten kan wel een uitzondering worden gemaakt maar ook daarvoor geldt dat wanneer een inspectie plaatsvindt deze kosten alsnog uit de boekhouding van het bedrijf kunnen worden verwijderd.

Het risico van een inspectie zit hem met name in de naheffingen, de boetes (in de praktijk minimaal 50%) en de rente over de naheffingen.