Elektronische facturatie in Spanje

Beknopte Nederlandse weergave van Libro Factura Electrónica (SuperContable, 68 pagina’s,
juni 2026) | Stand van zaken gecontroleerd op 29 september 2026

 

Voor wie?

Ondernemers, zelfstandigen en administrateurs die in Spanje factureren.

Dit is een inhoudelijke samenvatting in het Nederlands, geen volledige vertaling van de wetsteksten in de bijlage.

Waar het boek een verwachte datum of vereenvoudigde uitleg geeft, is hieronder de officiële regeling leidend.

 

1. Twee verschillende verplichtingen

Facturatiesoftware (RRSIF, vaak ‘Veri*Factu’ genoemd): regels tegen manipulatie van factuurgegevens.

Een toepasselijk computersysteem moet iedere factuur en annulering traceerbaar vastleggen.

Het kan werken in de modus VERI*FACTU met automatische verzending van factuurregistraties aan de belastingdienst (AEAT), of in een conforme modus zonder automatische verzending, met extra eisen aan bewaring, ondertekening en gebeurtenissenlogboek.

Verplichte elektronische factuur: een gestructureerde, machineleesbare factuur voor de meeste binnenlandse transacties tussen ondernemingen en zelfstandige beroepsbeoefenaren (B2B).

Het doel is mede inzicht in betaalgedrag en betalingsachterstanden.

Een losse PDF per e-mail is daarvoor geen gestructureerde e-factuur.

Beide regels kunnen tegelijk gelden, maar hebben elk een eigen reikwijdte en tijdschema.

 

2. Software en Veri*Factu: wat verandert?

• Een systeem moet integriteit, bewaring, leesbaarheid, toegankelijkheid, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van factuurregistraties waarborgen.

De leverancier verstrekt een eigen conformiteitsverklaring (‘declaración responsable’); vraag die op.

• Het systeem maakt een registratie bij uitgifte en, waar nodig, bij annulering.

Het legt onder meer tijdstip, systeemidentificatie en gekoppelde digitale vingerafdruk (‘hash’) vast.

Een reeds uitgegeven factuur overschrijven past hier niet bij; gebruik de juiste rectificatie- of annuleringsprocedure.

• Bij een toepasselijk facturatiesysteem krijgen volledige en vereenvoudigde facturen een fiscale QR-code.

Alleen bij automatische verzending van alle registraties mag de vermelding ‘Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT’ of ‘VERI*FACTU’ op de factuur staan.

Een QR-code op zichzelf betekent niet dat alle factuurregels in die code zitten.

• In de VERI*FACTU-modus gaan registraties doorlopend naar de AEAT.

In de andere conforme modus blijven ze in het systeem beschikbaar voor controle; aanvullende beveiliging, elektronische ondertekening en een gebeurtenissenlogboek zijn vereist.

Reikwijdte: deze softwareregels raken in beginsel facturen aan particulieren, zakelijke klanten en de overheid wanneer een toepasselijk facturatiesysteem wordt gebruikt.

Ondernemers onder het SII vallen voor hun eigen facturen buiten deze softwareverordening; voor Baskenland en Navarra gelden eigen fiscale stelsels.

De precieze toepassing hangt af van de activiteit, plaats en factuurplicht.

 

3. Elektronische B2B-facturen

• De factuur moet in een toegestaan gestructureerd formaat uitwisselbaar zijn.

Het boek noemt UBL, EDIFACT, CII en Facturae.

Particuliere platforms mogen naast de publieke oplossing bestaan en moeten onderling kunnen samenwerken.

• Bij gebruik van een particulier platform moet een getrouwe kopie naar de publieke oplossing worden aangeleverd.

De publieke oplossing kan ook rechtstreeks worden gebruikt.

De precieze technische uitwerking volgt uit uitvoeringsregels.

• De zakelijke ontvanger meldt acceptatie of commerciële afwijzing, met datum en bij afwijzing een reden.

De ontvanger meldt ook volledige betaling en de feitelijke betaaldatum.

De regeling noemt maximaal vier kalenderdagen, waarbij zaterdagen, zondagen en nationale feestdagen niet meetellen, gerekend vanaf de gebeurtenis die wordt gemeld.

De volledige betaling wordt daarnaast aan de publieke oplossing gemeld binnen vier van zulke dagen na de feitelijke betaling.

• De hoofdregel ziet op zakelijke transacties in Spanje.

Er zijn uitzonderingen, zoals bepaalde vereenvoudigde facturen en afnemers zonder Spaanse vestiging.

Intracommunautaire leveringen en exporten vallen volgens de beschreven nationale B2B-regeling momenteel niet onder deze verplichting.

• Een particuliere klant valt doorgaans buiten de algemene B2B-plicht.

Voor specifieke diensten aan het publiek (bijvoorbeeld energie, telecom, bankdiensten, reizen en vervoer) gelden aparte regels wanneer de consument elektronische ontvangst vraagt of aanvaardt.

 

4. Wanneer moet u klaar zijn?

Facturatiesoftware: voor belastingplichtigen in de Spaanse vennootschapsbelasting uiterlijk vóór 1 januari 2027; voor de overige betrokken belastingplichtigen uiterlijk vóór 1 juli 2027.

Dit zijn data voor de softwareverordening, niet een algemene plicht om de automatische verzendmodus te kiezen.

B2B e-factuur: het boek noemt 1 oktober 2027 en 1 oktober 2028.

Het officiële RD 238/2026 koppelt de feitelijke toepassing echter aan de inwerkingtreding van een ministeriële regeling voor de publieke oplossing: 12 maanden daarna voor ondernemingen met meer dan € 8 miljoen omzet in het voorafgaande kalenderjaar en 24 maanden daarna voor de rest.

Behandel de kalenderdata in het boek dus als planning, niet als zelfstandig vaststaande wettelijke deadlines.

Gedurende de eerste 12 maanden van toepassing voor de groep boven € 8 miljoen moet doorgaans een leesbare PDF worden toegevoegd, tenzij de ontvanger uitdrukkelijk alleen het gestructureerde origineel aanvaardt.

Voor bepaalde natuurlijke personen en entiteiten onder de € 8 miljoen geldt een aanvullende overgangstermijn van 12 maanden voor het melden van factuurstatussen.

Controleer de precieze ingangsdatum zodra de ministeriële regeling verschijnt.

 

5. Praktisch stappenplan voor een klein bedrijf

• Breng de factuurstromen in kaart: B2B, consumenten, overheid, vereenvoudigde facturen, buitenlandse klanten, correcties en eventuele SII- of regionale regeling.

• Vraag uw softwareleverancier schriftelijk: voldoet het pakket aan RRSIF, waar staat de conformiteitsverklaring, welke modus gebruikt het, hoe werkt de QR-code, en ondersteunt het later de gestructureerde B2B-factuur en statusmeldingen?

• Controleer bestaande werkwijzen: laat klantgegevens, btw-behandeling, bedragen, factuurnummer en bestelgegevens vóór uitgifte verifiëren.

Wijs iemand aan voor afwijzingen, rectificaties en ontvangen facturen.

• Regel archivering en toegang: bewaar de eigen onderliggende stukken en zorg voor export, back-ups en inzage.

Veronderstel niet dat een AEAT-registratie alle eigen documentatie en bewaarplichten vervangt.

• Kies een passende oplossing: de gratis AEAT-toepassing kan geschikt zijn bij weinig facturen, maar kent volgens het boek beperkingen zoals geen vereenvoudigde facturen, geen massale import en weinig personalisatie.

Test uw eigen gebruikssituaties tijdig.

 

6. Handmatige facturen, spreadsheets en sancties

Volgens het boek valt werkelijk handmatig factureren buiten de specifieke softwareverordening.

Bij een tekstverwerker of spreadsheet hangt dit af van de functies: berekening, verwerking, export of koppeling kunnen maken dat het toch als facturatiesysteem geldt.

Dit is geen algemene vrijstelling van de latere plicht tot gestructureerde B2B-facturen.

Laat twijfelgevallen toetsen.

De Spaanse belastingwet kent zware boetes voor verboden of niet-conforme facturatiesoftware: het boek noemt voor gebruikers € 50.000 per boekjaar van bezit of gebruik, en voor producenten in bepaalde gevallen € 150.000 per boekjaar en soort systeem.

Het boek noemt ook maximaal € 10.000 bij specifieke verplichtingen om consumenten elektronische facturen aan te bieden of toegankelijk te houden.

Dat laatste bedrag mag niet zonder meer als algemene boete op elke ontbrekende B2B e-factuur worden gelezen; de toepasselijke bepaling en feiten zijn doorslaggevend.

 

Bronnen en redactionele noot

Brondocument: Libro Factura Electrónica, SuperContable/RCR Proyectos de Software, 68 pagina’s

(2026), hoofdstukken 1–4 en juridisch kader in hoofdstuk 5. Deze tekst vat de inhoud samen en

corrigeert twee voor de planning relevante vereenvoudigingen op basis van de officiële bronnen

hieronder. Wetgeving kan wijzigen; voor concrete implementatie geldt de actuele officiële tekst.

Officiële bronnen: RD 238/2026 (BOE), met name art. 10 en 12, overgangsbepalingen en slotbepaling 4;

Als bedrijfsklant van Accountnet kunt u het boek in de Spaanse taal aanvragen via uw accountmanager.

Dit boek is gratis voor bedrijfsklanten van Accountnet.