Heb je een vraag?
PERSONEEL PLANNING
Hoe pas ik mijn bedrijf aan de veranderende activiteiten die zich tijdens de zomer voordoen?
Voor veel bedrijven wordt de zomer gezien als een periode van verandering. Sommige sectoren ervaren een toegenomen vraag en moeten hun personeelsbestand uitbreiden , terwijl andere te maken krijgen met een afname van orders, klanten of projecten en gedwongen worden de beschikbare middelen te herorganiseren. Goede planning en kennis van de instrumenten die de arbeidswetgeving biedt, maken een betere aanpassing aan de werkelijke behoeften van elk moment mogelijk, waardoor middelen worden geoptimaliseerd en risico’s worden beperkt.
Van het herzien van werkroosters en vakanties tot het aannemen van extra personeel of het implementeren van interne flexibiliteitsmaatregelen: er zijn diverse alternatieven om efficiënt in te spelen op de veranderingen in de bedrijfsactiviteit die kenmerkend zijn voor het zomerseizoen.
1. Plan je vakantie strategisch
Het beheren van vakantiedagen is een van de meest effectieve en eenvoudige manieren om een organisatie aan te passen aan veranderingen in de bedrijfsactiviteit. Arbeidswetgeving biedt bedrijven en hun werknemers aanzienlijke flexibiliteit bij het vaststellen van vakantieperiodes . Daarom kan het voor bedrijven waar de werkdruk in de zomer afneemt, helpen om een deel van de vakantiedagen in deze periode te concentreren, zodat de productiebehoeften in evenwicht worden gebracht met het recht van werknemers op rust.
Het is echter belangrijk te onthouden dat vakanties moeten voldoen aan de wettelijke bepalingen en de collectieve arbeidsovereenkomst waarop ze zijn gebaseerd, waarbij afspraken tussen de partijen aan de regels zijn onderworpen.
2. Herverdeel de werkdag en optimaliseer de beschikbare middelen.
Het is niet altijd nodig om nieuw personeel aan te nemen of complexere maatregelen te nemen wanneer de werkdruk verandert. In veel gevallen kan het bedrijf zijn werkregelingen aanpassen via interne flexibiliteitsmechanismen die al in de arbeidswetgeving zijn vastgelegd.
Daarbij valt vooral de onregelmatige verdeling van de werkuren op , waardoor er in bepaalde perioden van het jaar meer uren gewerkt kunnen worden en in andere perioden minder, uiteraard altijd binnen de geldende wettelijke en conventionele grenzen.
Overuren kunnen ook worden overwogen wanneer er een specifieke behoefte is om de activiteit te verhogen. Deze optie kent echter aanzienlijke beperkingen. Naast de bestaande wettelijke beperkingen kan het voortdurende of terugkerende gebruik van overuren een indicatie zijn van structurele personeelstekorten, wat organisatorische risico’s en potentiële arbeidsconflicten met zich meebrengt.
In het geval van deeltijdwerkers kan het bedrijf overuren inzetten wanneer er vooraf een overeenkomst is en aan de wettelijke vereisten is voldaan. Deze mogelijkheid biedt meer flexibiliteit om tijdelijke toenames in de werkdruk op te vangen zonder dat er nieuw personeel hoeft te worden aangenomen, hoewel het ook een goede planning en monitoring vereist.
Daarom is het raadzaam om, alvorens voor outsourcing te kiezen, te analyseren of de organisatie beschikt over interne mechanismen waarmee zij schommelingen in de bedrijfsactiviteiten efficiënt kan opvangen.
3. Roosters en diensten opnieuw indelen
Het tijdelijk aanpassen van roosters, diensten of werksystemen kan de productiviteit verhogen en de personeelsbezetting afstemmen op de werkelijke behoeften van elk moment.
In bepaalde sectoren maken kleine organisatorische aanpassingen een effectieve reactie op veranderingen in de vraag mogelijk, zonder dat er duurdere maatregelen nodig zijn. Alle aanpassingen moeten echter wel voldoen aan de arbeidswetgeving en de bepalingen van de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst.
4. Versterk het personeelsbestand wanneer de activiteit toeneemt.
Wanneer de vraag in de zomer toeneemt, moet het bedrijf mogelijk extra personeel aannemen om de vlotte bedrijfsvoering te garanderen.
De keuze voor het juiste contracttype hangt af van de reden voor de aanwerving. Als de toename van de activiteiten te wijten is aan een incidentele en tijdelijke behoefte , kan het gebruik van een contract voor productieomstandigheden, zoals wettelijk is vastgelegd, worden overwogen.
Omgekeerd, wanneer een verhoogde activiteit zich periodiek elk jaar voordoet en inspeelt op een seizoensgebonden of cyclische behoefte, is een contract met een vaste looptijd en intermitterende werkzaamheden doorgaans de meest geschikte optie. Dit type contract maakt activiteiten mogelijk die, hoewel niet het hele jaar door uitgevoerd, deel uitmaken van de normale bedrijfsvoering en voorspelbaar terugkeren.
De sleutel is daarom niet om zomaar personeel aan te nemen omdat de zomer eraan komt, maar om de oorzaak van de personeelsbehoefte correct vast te stellen en de contractuele regeling te kiezen die daar het beste bij past.
5. Investeer in training tijdens perioden met minder activiteit.
Perioden met een lagere werkdruk kunnen ook een kans bieden om te investeren in de professionele ontwikkeling van het personeel .
Het bijwerken van kennis, het trainen in nieuwe tools of het verbeteren van technische en transversale vaardigheden kan bijdragen aan het verhogen van de productiviteit en het concurrentievermogen van het bedrijf zodra het normale werktempo is hervat.
Bovendien heeft het plannen van trainingsactiviteiten tijdens perioden met een lagere vraag doorgaans minder impact op de dagelijkse werkorganisatie.
6. Beoordeel de functionele mobiliteit
Functionele mobiliteit kan een bijzonder nuttig instrument zijn wanneer bepaalde afdelingen of gebieden binnen het bedrijf in de zomer te maken krijgen met verschillende activiteitspatronen.
Deze maatregel maakt het mogelijk dat een werknemer tijdelijk andere taken krijgt toegewezen dan die hij of zij gewoonlijk uitvoert, mits de in de Arbeiderswet vastgestelde grenzen worden gerespecteerd.
Functionele mobiliteit moet in het algemeen plaatsvinden binnen dezelfde beroepsgroep en gebaseerd zijn op organisatorische of productiegerelateerde redenen. Wanneer het gaat om het uitvoeren van hogere of lagere functies, moeten de specifieke wettelijke waarborgen worden gerespecteerd, met name wat betreft de beloning en de duur van de maatregel.
Hoewel het dus een flexibel en effectief instrument is voor het optimaliseren van interne middelen, vereist de toepassing ervan een voorafgaande analyse van de organisatiestructuur van het bedrijf en de functies die daadwerkelijk aan elke functie zijn toegewezen.
7. Analyseer tijdelijke maatregelen voor interne flexibiliteit
Wanneer veranderingen in de bedrijfsactiviteiten bijzonder significant zijn en niet kunnen worden opgevangen door middel van gebruikelijke organisatorische maatregelen, kan het bedrijf overwegen om interne flexibiliteitsmechanismen toe te passen die in de arbeidsregelgeving zijn vastgelegd.
Hieronder vallen onder meer de regelingen voor tijdelijke tewerkstelling (ERTE) , die het mogelijk maken om contracten tijdelijk op te schorten of de werktijd te verkorten wanneer daar economische, technische, organisatorische of productieve redenen voor zijn.
Deze maatregelen moeten worden beschouwd als uitzonderlijke instrumenten, bedoeld om situaties aan te pakken die de normale aanpassingsmogelijkheden van de organisatie te boven gaan, en die tijdelijke aanpassingen van de loonkosten mogelijk maken zonder dat arbeidsovereenkomsten hoeven te worden beëindigd.
Conclusie
Veranderingen in de bedrijfsactiviteit gedurende de zomer hebben niet op alle bedrijven dezelfde impact, maar ze vereisen wel een passend aanpassingsvermogen. Of het nu gaat om het beheersen van een toegenomen vraag of het omgaan met een tijdelijke afname van de bedrijfsactiviteit, de arbeidsregelgeving biedt diverse instrumenten waarmee bedrijven hun organisatie kunnen afstemmen op de werkelijke behoeften van de onderneming.
De sleutel ligt in het anticiperen, plannen en selecteren van de meest geschikte maatregel in elk afzonderlijk geval.
Strategisch beheer van de personeelsmiddelen en de organisatorische en juridische middelen waarover het bedrijf beschikt, helpt niet alleen om het zomerseizoen succesvol door te komen, maar draagt ook bij aan het verbeteren van de efficiëntie en het concurrentievermogen van het bedrijf op de lange termijn.