Handelsregister
Waarom moet u uw boeken laten legaliseren bij het Handelsregister?
Gevolgen als u boeken niet of te laat legaliseert.
Artikel 18 van Wet 14/2013 bepaalt dat alle boeken die ondernemers moeten bijhouden, binnen vier maanden na de sluitingsdatum van het boekjaar elektronisch moeten worden gelegaliseerd in het Handelsregister. Als het begrotingsjaar samenvalt met het kalenderjaar, is de laatste dag om de boeken voor het begrotingsjaar 2024 te legaliseren 30 april 2025 .
Waarom legaliseren ze de boeken niet?
Veel bedrijven legaliseren hun boeken echter niet zonder duidelijke gevolgen, omdat er vanuit commercieel oogpunt gezien geen sanctieregeling is vastgelegd voor het ontbreken van legalisatie of voor het niet naleven van de termijn, in tegenstelling tot wat er gebeurt bij het niet deponeren van de jaarrekening .
In feite wordt in het Handelsregisterreglement en andere wetgeving over dit onderwerp alleen vermeld dat de ambtenaar de voor de legalisatie van de boeken afgegeven certificering aantekent dat de legalisatie buiten de wettelijke termijn is aangevraagd , zonder dat dit praktische schade oplevert voor degenen die de boeken tijdig hebben gelegaliseerd.
Artikel 333.3 van Koninklijk Besluit 1784/1996, van 19 juli.
3. Indien legalisatie wordt aangevraagd buiten de wettelijke termijn, zal de griffier dit vastleggen in het register van het Legalisatieboek en in de desbetreffende aantekening in het Legalisatieboekdossier.
Anderzijds wordt vanuit fiscaal oogpunt het niet nakomen van de boekhoud- en registratieverplichtingen op grond van artikel 200 van de Algemene Belastingwet als een ernstige overtreding beschouwd, die kan worden bestraft met een boete van 150 of 300 euro . Tot op heden hebben we echter geen bewijs dat dit artikel is gebruikt om het loutere gebrek aan legalisatie van boeken te bestraffen, zonder dat er andere boekhoudkundige overtredingen aan voorafgingen, zoals reeds werd voorspeld in het bindende overleg V1689-10 van 23/07/2010 van de Algemene Directie Belastingen:
Opgemerkt dient te worden dat het ontbreken van legalisatie of storting, samen met andere overtredingen van de boekhouding of het register, kan leiden tot de vaststelling van substantiële boekhoudkundige anomalieën, die kunnen leiden tot de classificatie van potentiële belastingovertredingen. Daarom moeten de omstandigheden van elk specifiek geval in aanmerking worden genomen om te bepalen of het niet legaliseren of deponeren van boeken een belastingovertreding kan opleveren.
Waarom moet je boeken legaliseren?
Op dit moment lijkt het erop dat, indien de boekhouding op orde is, zonder noemenswaardige vertragingen, en aan de belastingverplichtingen is voldaan, er geen reden is om de boeken elektronisch te laten legaliseren in het Handelsregister. Maar niets is minder waar.
Door boeken te legaliseren krijgt de inhoud ervan waarde als bewijsmateriaal bij het verdedigen van een standpunt of transactie in de rechtbank. Indien de boeken niet gelegaliseerd zijn, kan de inhoud van de boeken gewijzigd zijn en hebben ze dus geen bewijskracht . Zolang alles goed verloopt binnen het bedrijf, zonder conflicten tussen partners of geschillen met andere partijen, lijkt het misschien zinloos om de boekhouding te legaliseren. Maar zodra je met dit soort wisselvalligheden te maken krijgt, kun je spijt krijgen dat je niet volgens de wettelijke vereisten hebt gehandeld.
In feite hebben we in een eerder artikel al twee succesvolle zaken gezien waarin deze bewijskracht tegen de Schatkist werd aangetoond. De legalisatie van de boeken behoedde twee verschillende bedrijven voor regularisaties en belastingsancties van aanzienlijke bedragen. De tijdelijke toerekening van activa die in voorgeschreven jaren waren geregistreerd, werd verduidelijkt.
Bovendien is zelfs bij eenmanszaken , waar per definitie geen conflicten tussen de partners voorkomen, het legaliseren van de boeken, met name het register van contracten met de enige vennoot , essentieel. Dit is vereist op grond van artikel 16 van de herziene tekst van de Wet op kapitaalvennootschappen, zodat contracten die tussen de enige aandeelhouder en de vennootschap zijn gesloten, bij een faillissement tegen de boedel kunnen worden ingeroepen.
Anders, indien de eenmanszaak failliet gaat, kan de enige aandeelhouder bij het beoordelen van de passiva, dat wil zeggen het totale bedrag dat verschuldigd is aan schuldeisers, de inningsrechten die hij met de vennootschap heeft gesloten voor transacties die tussen hen zijn uitgevoerd, zoals voor het verlenen van professionele diensten of voor werkzaamheden die in dezelfde vennootschap zijn verricht, niet opnemen in de schulden. Zolang de overige schuldeisers geen bedrag hebben geïnd, kan de enige aandeelhouder geen enkel bedrag uit die transactie innen.